Se você sempre disser "sim" a todas as demandas de seus chefes, colegas de trabalho, clientes e demais envolvidos no seu trabalho, talvez passe a se sentir muito importante ou até insubstituível.

O problema é que isso pode se tornar uma receita para você acabar se sobrecarregando e, em vez de atingir seus objetivos, causar decepções que afetarão sua imagem profissional e o sucesso de sua carreira.

É o que diz Bruce Tulgan, fundador da empresa americana de formação profissional para gestores de negócios Rainmaker Thinking e autor de livros como "The Art of Make Yourself Indispensable at Work" (A Arte de Se Tornar Indispensável no Trabalho, em tradução livre).

"A única maneira de ter sucesso é aprender a dizer 'não', fazendo as pessoas se sentirem respeitadas", diz Tulgan. Um desafio bastante complexo considerando que o ritmo de trabalho costuma ser frenético e o nível de competição nas organizações, muito alto.

Se você costuma dizer sempre "sim" com a ideia de alcançar a excelência profissional, explica o consultor, é provável que acabe perdendo tempo, energia e até dinheiro, além de se distrair do que realmente importa.

É por isso que é importante aprender quando e como dizer "não", afirma Tulgan, para melhorar sua reputação e construir relações de trabalho de confiança. "O que você quer é ter um efeito positivo ao dizer 'não'." Mas como fazer isso?

1. Faça as perguntas certas e tome notas

Quando você é solicitado a fazer algo, o primeiro passo é fazer as perguntas certas e mostrar à outra pessoa que você está anotando as respostas. Se você fizer isso, demonstra respeito pela pessoa e seu pedido.

Vamos imaginar que esta pessoa não seja seu chefe. Quanto mais perguntas você fizer sobre a tarefa que ela deseja te atribuir, quanto mais interesse demonstrar, mais fácil será dizer "não".

Se fizer boas perguntas, é uma oportunidade de mostrar seu talento e seu conhecimento no assunto. Na verdade, fazer boas perguntas pode fazer com que a outra pessoa realmente avalie a magnitude do trabalho necessário e seu peso entre as prioridades da organização.

2. Dê boas razões para dizer 'não'

A chave está na maneira como você responde. E, se vai dizer "não", é importante oferecer alternativas. Para justificar uma resposta negativa, você deve explicar o porquê. Normalmente, é porque você já está fazendo outras coisas. Nesse caso, é bom ser explícito e detalhado sobre suas outras obrigações.

Não é suficiente dizer: "Sinto muito, tenho outras coisas a fazer." Que outras respostas podem ser mais eficazes? Uma alternativa é dizer "Estou fazendo x, y e z", explicando claramente do que se tratam essas outras tarefas e fornecendo todos os detalhes necessários para que sua resposta negativa não pareça uma desculpa.

Agora, se o pedido vier de um chefe ou de uma pessoa que tem mais poder, você pode dar a ele ou ela a oportunidade de mudar suas prioridades, em vez de simplesmente te dar mais uma tarefa. Ao mesmo tempo, isso dá a esta pessoa a oportunidade de entender melhor como você está alocando seu tempo, para que fique claro que você não está evitando o pedido ou usando seu tempo de forma improdutiva.

Tem gente que, ao receber o pedido, reage dizendo "esse não é o meu trabalho". Mas isso tem várias conotações negativas que podem gerar conflito. O outro pode interpretar que você está dizendo "você não é meu chefe" ou "você não pode me obrigar a fazer isso".

Outra maneira de lidar com a situação é explicar que você não está preparado o suficiente para responder rapidamente à solicitação. Basicamente, você está dizendo que não é um especialista na área e que, para cumprir a missão, terá que dedicar algum tempo ao estudo de como ela é feita. Pode até responder algo como "Obrigado pela oportunidade. Se você quiser, tudo bem, mas primeiro preciso aprender sobre este assunto".

3. Facilite o sucesso da outra pessoa

Para facilitar o sucesso da outra pessoa, você pode dizer algo como "isso é o que posso fazer para colaborar neste assunto." Ou pergunte: "posso ajudá-lo a encontrar outra pessoa?".

Se o pedido não for urgente, pode dizer "posso ajudá-lo, mas dentro de duas semanas". Ou se concluir que não terá como fazer o que te pedem, pode dizer "olha, não posso fazer isso, mas posso ajudar nisso". Essa é outra forma de mostrar seu profissionalismo, sua vontade de ajudar.

4. Acompanhe o caso

Busque a pessoa e pergunte a ela como tudo acabou? Você conseguiu resolver? Você encontrou a pessoa certa? "Lembre-se de que quando você precisa de x, y, z, sou muito bom nisso."

A ideia é acompanhar o caso para continuar construindo um bom relacionamento e fortalecer a confiança, mesmo que sua resposta tenha sido negativa.